ANNEXE 2 DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

RÈGLES POUR LES VOYAGES ET LES SORTIES EN BUS

VOYAGES

 Les voyages sont réservés aux adhérents de Douai Marche (séjour et week-end).

                 Pour participer à un voyage, il est impératif de marcher régulièrement tout au long de l'année.
                 Douai Marche se réserve le droit de refuser l'inscription de toute personne qu'il jugerait inapte pour
  le séjour (une commission se réunira). Le certificat médical est exigé pour toute participation à un séjour.
Il est conseillé d’être à jour de ses vaccinations (antitétanique en particulier).

•  Sur le bulletin d'inscription est précisé :

 Le prix du voyage, généralement à régler en 2 fois : un acompte à l'inscription et le solde 1 mois avant  le départ.

 Le descriptif le plus précis possible du séjour : nombre de places, niveau de difficulté des randonnées,
  kilométrage ou nombre d'heures de marche, dénivelé, possibilité ou non de 2 groupes de niveaux différents,
  marche quotidienne ou non, visites, les précisions matérielles : ce qui est inclus dans le prix (pension complète  ou non, boisson lors des repas, pique-nique du midi, pique-nique pour le jour du retour, fourniture des draps et   du linge de toilette). En cas de doute, contactez l'organisateur avant de vous inscrire.

  Une date de début et une date de clôture des inscriptions seront mentionnées: aucune inscription ne sera
  prise avant la date de début ni après la clôture. Une liste d'attente est prévue en cas d'inscriptions surnuméraires.

• Pensez à garder le bulletin pour les informations qu'il contient:

 À la clôture des inscriptions, l'organisateur diffuse une liste des inscrits pour que ceux-ci conviennent entre eux   le partage des chambres et le covoiturage. L'organisateur fera son possible pour respecter leurs souhaits.

                  Sauf indications contraires, les participants se rendent par leurs propres moyens au lieu de séjour.

                 (Y compris de la gare au lieu d'hébergement).

• Règlement des frais :  Les inscriptions sont prises par le trésorier ou son adjoint.

  À défaut, elles peuvent être prises par un des membres du bureau du Conseil d'Administration de Douai Marche.
Le bulletin est  à renvoyer au trésorier avec le chèque d’ acompte qui se charge d’informer l'organisateur
afin qu'il puisse suivre le dossier dans le même temps. Les inscriptions sont prises par ordred'arrivée et
uniquement si elles sont accompagnées du règlement par chèque à l'ordre de Douai Marche.
Pour le solde, le règlement est demandé environ un mois avant la date du départ. Tout retard est considéré
comme une renonciation ; une seule relance sera faite.

• Discipline:

 Les participants prennent l'engagement de se conformer strictement aux instructions données par l'organisateur.
  Si un participant souhaite des modalités particulières (régime, allègement du programme, etc.), il doit
s'informer auprès de l'organisateur de ce qui est possible  avant de s'inscrire.

• Renonciation, désistement:

  La renonciation ne peut se faire pour convenance personnelle mais uniquement pour des motifs  médicaux
ou familiaux sérieux. Si une assurance de groupe a été souscrite, dès que l'empêchement est connu, et  s'il
correspond aux motifs et aux conditions de l'assurance, le participant doit prévenir l'organisateur et  fournir à Douai Marche les documents et certificats médicaux. L'association se charge des démarches dès  qu'elle est en possession des justificatifs. Le remboursement se fait à la clôture du dossier, déduction  faite de la cotisation d'assurance et des frais de dossiers. Si aucune assurance ne peut être souscrite  (gîtes indépendants, sorties en bus…) tout renoncement entraîne la perte de l'acompte quel qu'en soit  le motif.
L'inscription est cessible à un tiers.

• Publication des voyages:

 L'annonce des  voyages de l'année se fait en même temps pour une meilleure répartition entre les diffé-
rentes propositions. La distribution des courriers est faite en 8 jours maximum et, ensuite, ils sont postés.
  La publicité sera faite également sur le site Internet : http://douai-marche.fr

• Participation aux frais de covoiturage:

 Douai Marche ne donne pas d'instruction en la matière. Les participants doivent se mettre d'accord entre eux au préalable, par voiture.

SORTIES EN BUS

 Globalement les règles sont identiques: Exception faite pour les sorties d'une journée en bus, qui ne sont  pas considérées comme un voyage : les non- adhérents sont acceptés mais non prioritaires. Un supplément leur est demandé (actuellement fixé à 5 €).

 Inscriptions centralisées chez le trésorier. Le trésorier et l'organisateur gardent le contact pour
faire le point régulièrement sur le suivi des inscriptions.

Le prix du bus est calculé sur une base de 40 participants et si le nombre des inscrits est inférieur à 30 la sortie
est annulée.

Pourboire du chauffeur : nous donnons 25€, par chauffeur, pour chaque sortie (inclus dans le budget).