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ANNEXE 2 DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

RÈGLES POUR LES VOYAGES ET LES SORTIES EN BUS


VOYAGES


Les voyages sont réservés aux adhérents de Douai Marche (séjour et week-end).

       Pour participer à un voyage, il est impératif de marcher régulièrement tout au long de l'année.

       Douai Marche se réserve le droit de refuser l'inscription de toute personne qu'il jugerait inapte pour le séjour (une commission se réunira). Le certificat médical est exigé pour toute participation à un séjour. Il est conseillé d’être à jour de ses vaccinations (antitétanique en particulier).

  

Le prix du voyage, généralement à régler en 2 fois : un acompte à l'inscription et le solde 1 mois avant le départ.

Le descriptif le plus précis possible du séjour : nombre de places, niveau de difficulté des randonnées, kilométrage ou nombre d'heures de marche, dénivelé, possibilité ou non de 2 groupes de niveaux différents, marche quotidienne ou non, visites, les précisions matérielles : ce qui est inclus dans le prix (pension complète ou non, boisson lors des repas, pique-nique du midi, pique-nique pour le jour du retour, fourniture des draps et du linge de toilette). En cas de doute, contactez l'organisateur avant de vous inscrire.

Une date de début et une date de clôture des inscriptions seront mentionnées: aucune inscription ne sera prise avant la date de début ni après la clôture. Une liste d'attente est prévue en cas d'inscriptions surnuméraires.

À la clôture des inscriptions, l'organisateur diffuse une liste des inscrits pour que ceux-ci conviennent entre eux le partage des chambres et le covoiturage. L'organisateur fera son possible pour respecter leurs souhaits.

         Sauf indications contraires, les participants se rendent par leurs propres moyens au lieu de séjour.

        (Y compris de la gare au lieu d'hébergement).


Règlement des frais:

À défaut, elles peuvent être prises par un des membres du bureau du conseil d'administration de Douai Marche.

Le bulletin est  à renvoyer au trésorier avec le chèque d’ acompte qui se charge d’informer l'organisateur afin qu'il puisse suivre le dossier dans le même temps. Les inscriptions sont prises par ordre d'arrivée et uniquement si elles sont accompagnées du règlement par chèque à l'ordre de Douai Marche. Pour le solde, le règlement est demandé environ un mois avant la date du départ. Tout retard est considéré comme une renonciation ; une seule relance sera faite.

  

Les participants prennent l'engagement de se conformer strictement aux instructions données par l'organisateur. Si un participant souhaite des modalités particulières (régime, allègement du programme, etc.), il doit s'informer auprès de l'organisateur de ce qui est possible  avant de s'inscrire.

  

La renonciation ne peut se faire pour convenance personnelle mais uniquement pour des motifs  médicaux ou familiaux sérieux. Si une assurance de groupe a été souscrite, dès que l'empêchement est connu, et s'il correspond aux motifs et aux conditions de l'assurance, le participant doit prévenir l'organisateur et fournir à Douai Marche les documents et certificats médicaux. L'association se charge des démarches dès qu'elle est en possession des justificatifs. Le remboursement se fait à la clôture du dossier, déduction faite de la cotisation d'assurance et des frais de dossiers. Si aucune assurance ne peut être souscrite (gîtes indépendants, sorties en bus…) tout renoncement entraîne la perte de l'acompte quel qu'en soit le motif. L'inscription est cessible à un tiers.

  

L'annonce des  voyages de l'année se fait en même temps pour une meilleure répartition entre les différentes propositions. La distribution des courriers est faite en 8 jours maximum et, ensuite, ils sont postés. La publicité sera faite également sur le site Internet : http://douai-marche.fr

  

Douai Marche ne donne pas d'instruction en la matière. Les participants doivent se mettre d'accord entre eux au préalable, par voiture.

SORTIES EN BUS

Globalement les règles sont identiques:

Exception faite pour les sorties d'une journée en bus, qui ne sont pas considérées comme un voyage: les non- adhérents sont acceptés mais non prioritaires. Un supplément leur est demandé (actuellement fixé à 5 €).

Inscriptions centralisées chez le trésorier. Le trésorier et l'organisateur gardent le contact pour faire le point régulièrement sur le suivi des inscriptions.

Le prix du bus est calculé sur une base de 40 participants et si le nombre des inscrits est inférieur à 30 la sortie est annulée.

Pourboire du chauffeur : nous donnons 25€, par chauffeur, pour chaque sortie (inclus dans le budget).

Règles de Séjours et Voyages